Ulkoistus ei tarkoita sitä, että luovuttaisit kaiken käsistäsi, vaan sitä että siirrät tietyt tehtävät sellaiselle, joka tekee ne nopeammin ja varmemmin. Tämä on usein fiksumpaa kuin yrittää hoitaa kaikki satunnaisesti itse.

Mitä kannattaa ulkoistaa?

Tyypillisiä ulkoistettavia IT-tehtäviä ovat:

Tekninen tuki
Päivitysten hallinta
Varmuuskopiot
Tietoturva
Verkkosivujen ylläpito
Pilvipalveluiden asetukset
Sähköpostin toimitusongelmat
Domainit, DNS ja käyttäjätunnukset

Jos tehtävä on toistuva, tekninen tai helposti rikkoontuva, se on usein hyvä kandidaatti ulkoistukseen. Tällöin sisäinen aika ei kulu tulipalojen sammuttamiseen.

Mitä kannattaa pitää omissa käsissä?

Kaikkea ei silti kannata antaa ulkopuolelle. Nämä kannattaa pitää omassa hallinnassa:

Liiketoiminnan päätökset
Asiakasviestinnän sisältö
Tärkeimmät tunnukset
Strategiset valinnat

Ulkoistaja voi hoitaa teknisen toteutuksen, mutta sinun pitäisi tietää, mitä järjestelmässä tapahtuu ja kenellä on pääsy mihinkin. Näin säilytät kontrollin, vaikka et tekisi kaikkea itse.

Milloin ulkoistus kannattaa?

Ulkoistus kannattaa erityisesti silloin, kun ongelmat vievät aikaa enemmän kuin ne tuottavat arvoa. Jos sama tekninen asia pyörii jatkuvasti pöydällä, jos päivitykset unohtuvat tai jos tietoturva mietityttää, ulkoistus voi säästää rahaa jo hyvin nopeasti.

Myös kasvuvaiheessa se on järkevää, koska silloin teknisten asioiden määrä yleensä lisääntyy. Pienyrityksen ei tarvitse rakentaa omaa IT-osastoa ennen kuin siihen oikeasti on tarve.

Hyödyt käytännössä

Ulkoistuksen suurimpia hyötyjä ovat:

Ennustettavat kustannukset
Nopeampi reagointi
Parempi osaaminen

Kun apu on saatavilla tarvittaessa, ongelmat eivät jää pitkäksi aikaa roikkumaan. Samalla saat käyttöösi osaamista, jota ei ehkä olisi kannattavaa palkata omaksi työntekijäksi. Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun tarve on monipuolinen mutta ei kokoaikainen.

Yksinkertainen tapa aloittaa

Aloita yhdestä selkeästä kokonaisuudesta, esimerkiksi sivuston ylläpidosta tai sähköpostin hallinnasta. Kun yksi osa-alue toimii hyvin, voit laajentaa myöhemmin muihin palveluihin.

Kannattaa myös sopia etukäteen:

Miten yhteydenpito toimii
Mitä sisältyy palveluun
Kuka vastaa mistäkin

Mitä selkeämpi malli on alussa, sitä vähemmän tulee väärinymmärryksiä myöhemmin.

Yhteenveto käytännössä

Pienyrityksen IT-arki toimii parhaiten, kun omat voimavarat käytetään liiketoimintaan ja tekniset tukitehtävät hoidetaan järkevästi ulkoa käsin.

Ulkoistus ei ole luovuttamista, vaan tapa hankkia osaamista silloin kun sitä tarvitaan. Usein jo muutama oikein ulkoistettu asia vähentää stressiä ja tekee arjesta paljon sujuvampaa. Kun perusta on kunnossa, myös kasvu on helpompaa.

Pienyrityksen IT-arki: Mitä kannattaa ulkoistaa?